Dla jednych zarządzanie projektami jest przepisem na sukces w realizacji przedsięwzięć. Dla innych nowomową korporacyjną, która kojarzy się z formalnościami i towarzyszącymi im procedurami. Często także, pomimo gotowości pracowników, wdrożenie systemu zarządzania projektami w praktyce się nie udaje, albo pozostaje zapisem na papierze.

Jak zatem zarządzać projektami w firmie aby, dzięki organizacji pracy w tej formule, skutecznie wdrażać zmiany? Skorzystaj ze sprawdzonych praktyk pracy projektowej w organizacji!

Na czym polega zarządzanie projektem?

Współcześnie, często używanym pojęciem na określenie realizowanych zadań i zmian w organizacji jest „projekt”. Za nim pojawia się „kierownik projektu” czy „zespół projektowy”. Często słyszymy, że „mamy projekt w firmie”, „pracujemy projektowo”, a także „projekt realizujemy według metodyki x”. Niestety, również często okazuje się, że „projekt się nie udał”, „metodyka projektowa to biurokracja” lub „w naszej firmie zarządzanie projektami się nie sprawdziło”.

Zarządzanie projektami to zespół czynności w organizacji, które służą osiągnięciu wyznaczonych celów w zdefiniowanym okresie czasu i przy wykorzystaniu określonych zasobów. W systemie zarządzania projektami zastosowanie ma:

  • praca zespołowa z jasną określoną strukturą i podziałem ról oraz odpowiedzialności
  • harmonogramowanie zadań
  • identyfikacja ryzyka i jego eliminacji
  • system komunikacji
  • dokumentowanie czynności projektowych.

O ile istnienie nawet ogólnej wiedzy w organizacji o tym, że pracować można w systemie projektowym jest bardzo wartościowe, o tyle frustracja z nieudanych projektów powoduje, że zarówno pracownicy, jak i zarządzający szybko się zniechęcają, a powstałe struktury projektowe szybko stają się tylko zapisem na papierze.

Najczęściej popełniany błąd we wdrażaniu zarządzania projektami

Najczęściej popełnianym błędem jest uznanie, że do skutecznego wprowadzenia systemu pracy projektowej w organizacji wystarczą:

  • stanowisko lub komórka organizacyjna ds. zarządzania projektami
  • przeszkolenie z zarządzania projektami lub metodyki zarządzania projektami
  • program informatyczny do zarządzania projektami
  • dokumentacja w ramach metodyki zarządzania projektami.

O ile powyższe działania są niewątpliwie istotne, o tyle w praktyce, jeżeli priorytety ograniczają się wyłącznie do tej listy, ryzyko niepowodzenia dla wdrożenia kompleksowego systemu zarządzania projektami w firmie jest wysokie. Co zatem wywołuje to ryzyko?

Jak powstaje ryzyko niepowodzenia dla projektu?

W pierwszej kolejności, wyznaczony lub przeszkolony pracownik staje się osobą odpowiedzialną za wdrożenie systemu zarządzania projektami w organizacji, dokonuje przeglądu najważniejszych projektów w firmie  oraz często i z entuzjazmem wchodzi w rolę kierownika tych projektów.

Jednak, gdy wdrożenie zarządzania projektami w firmie ograniczone było tylko do powyższej listy działań, szybko okazuje się, że nowe metody pracy kreują równoległą rzeczywistość zarządczą do tej, w której od lat funkcjonują członkowie organizacji i prowadzony jest proces decyzyjny przez kierownictwo:

W efekcie pojawiają się:

  • podwójne struktury zarządcze i decyzyjne
  • rywalizacja o zasoby organizacji
  • trudności w komunikacji o priorytetach i zadaniach
  • niechęć do pracy w programie informatycznym do zarządzania projektami
  • nadmierna biurokracja
  • brak konsekwencji dla nowego sposobu zarządzania i współpracy.

Okazuje się, że zadania można wykonywać a decyzje podejmować w sposób dotychczasowy, a nawet znajdą się tacy, którzy powiedzą, że „działają w ten sposób szybciej i bez zbędnym formalności”. Dlaczego tak się dzieje i jak temu zaradzić?

Zarządzanie projektami to przede wszystkim zarządzanie!

Powyższe cztery działania (struktura, szkolenie, program informatyczny i dokumentacja) są ważne, aby stworzyć bazę zarówno dla wiedzy, jak i organizacji nowego systemu realizacji zadań. Jednak nie są wystarczające aby zapewnić długotrwałe powodzenie i korzyści dla organizacji. Co zatem o tym decyduje?

O tym, na ile realizacja pracy w systemie projektowym będzie wspierać organizację decyduje jej relacja i integracja z ogólnym systemem zarządzania firmą. Nie można przy tym zapominać, że system zarządzania projektami to także:

  • planowanie
  • organizowanie

Klasyczne zarządzanie organizacją to proces oparty o stałe struktury organizacyjne i zasoby, ukierunkowane na zapewnienie ciągłości działania oraz osiąganie celów rozwojowych organizacji w dłuższej perspektywie czasu. Natomiast zarządzanie projektami jest jednym ze sposobów organizacji pracy i wykonywania zadań, które służą osiąganiu celów organizacji, zdefiniowanych w ramach klasycznego zarządzania strategicznego.

To co wyróżnia zarządzanie projektowe od klasycznego zarządzania, to zdefiniowany ale unikatowy efekt zmiany. W wyniku realizacji projektu w organizacji, przy zaangażowaniu przypisanych dla projektu zasobów i w określonym czasie, zmianie ulega zdiagnozowany na wstępie projektu stan wyjściowy na stan oczekiwany – zgodnie z założonym celem projektu. Osiągnięciu celu projektu sprzyja analiza i zarządzanie ryzykiem na każdym jego etapie.

Praca projektowa stanowi sposób wykonywania zadań i realizacji zmian w organizacji. Jak zatem zarządzać projektami, aby skutecznie wdrażać zmiany w organizacji? Oto czynniki sukcesu.

Czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami

Przede wszystkim zarządzanie projektami nie powinno być pozostawione wyłącznie na barkach wyznaczonego pracownika/zespołu bez ścisłej formalnej i praktycznej relacji z systemem zarządzania organizacją. Wymaga on integracji i zaangażowania na wszystkich szczeblach zarządzania organizacją, wśród pracowników, jako przyjęta metoda pracy i wykonywania zadań.

O skutecznym zarządzaniu projektami decydują:

  • Spójność celu projektu z realną potrzebą wdrożenia zmiany w organizacji
  • Przejrzystość relacji struktury projektowej do struktury zarządczej firmy
  • Wykonawczy charakter harmonogramu projektu do strategii rozwoju organizacji
  • Oszacowany budżet projektu w budżecie ogólnym firmy
  • Zidentyfikowane ryzyka dla projektu z planem zapobiegania i minimalizacji skutków ich wystąpienia
  • Sprawna komunikacja w projekcie (struktura projektowa) oraz o projekcie (poza strukturą projektową)
  • Dostępna dokumentacja projektowa dla struktury projektowej oraz dla organizacji.

Powyższych warunków nie spełni organizacja, w której zarządzanie projektami jest traktowane jako oddzielne zadanie bez relacji do systemu zarządzania organizacją. Tylko ten drugi element zapewnia warunki do efektywnej organizacji pracy i wykonywania zadań w systemie projektowym.

Podsumowanie

Zarządzanie projektem nie powinno stanowić alternatywnej formy zarządzania organizacją, lecz na poziomie wykonawczym wspierać zarządzanie strategiczne w organizacji. Przyjęta metodyka pracy projektowej w firmie powinna być rozpoznana na wszystkich szczeblach organizacji. Powinna być przewidywalna w procesach decyzyjnych na poziomie zarządczym, ale także m.in. w relacjach kadrowych, finansowych oraz planowania i komunikacji.

Stąd zasadne jest, aby wyznaczanie celów i wprowadzanie zmiany w organizacji z wykorzystaniem metodyki zarządzania projektami stanowiło element kultury organizacji. Ważne jest także wsparcie operacyjne systemu stałego zarządzania organizacją, który ma charakter nadrzędny nad zarządzaniem projektami.

Praktyka pokazuje, że wiele projektów się nie udaje. Stanowią odrębny, lecz równoległy, a także często fermetyczny ekosystem zarządzania w organizacji. Warto o tym pamiętać!

Przeczytaj także: Czym jest zarządzanie strategiczne?