Otaczającą nas rzeczywistość bez wątpienia cechuje zmienność i nieprzewidywalność. Jakie zatem decyzje i sposób działania gwarantują sukces przedsięwzięcia, zapewnią ciągłość funkcjonowania organizacji oraz warunki do rozwoju? Czym jest zarządzanie strategiczne? Poznaj 5 filarów skutecznego zarządzania strategicznego w organizacji.

Jak działa system zarządzania strategicznego? 

Zarządzanie strategiczne to kompleksowy system świadomego i ukierunkowanego zarządzania, w oparciu o narzędzia planowania, organizowania i monitorowania wraz z analizą uwarunkowań wewnętrznych organizacji i jej relacji z otoczeniem.

W systemie tym procesy decyzyjne ukierunkowane są na wyznaczanie i realizację priorytetów w określonych obszarach w dłuższym okresie czasu. Ma to na celu zapewnienie powodzenia przedsięwzięciu, zapewnienie ciągłości działania organizacji lub warunków do jej rozwoju.

Zarządzanie strategiczne charakteryzuje się szerokim i wieloobszarowym podejściem do funkcjonowania przedsięwzięcia i organizacji, w którym procesy wewnętrzne i zewnętrzne na siebie wzajemne oddziałują. Wymaga konsekwentnego procesu decyzyjnego kierownictwa i umiejętnego angażowania pracowników do określonego działania.

Zarządzanie strategiczne – 5 głównych filarów

Skuteczne zarządzanie strategiczne opiera się na 5 filarach:

  • plan strategiczny – strategia
  • plan wdrożenia strategii – harmonogram
  • podział ról i odpowiedzialności dla wyznaczonych celów i zidentyfikowanych zadań
  • system monitorowania efektów w oparciu o ustalone mierniki
  • komunikacja i zarządzanie zmianą.

Bez względu na obszar działania i zdefiniowany priorytet, 5 filarów stanowi pewien wzorzec zespołu działań, o których warto pamiętać kierując organizacją jako prezes, dyrektor lub właściciel firmy. To decyzje i sposób myślenia kierownictwa, które zapewnią ciągłość funkcjonowania organizacji, jej doskonalenie i rozwój.

Po pierwsze plan strategiczny – strategia 

Aby sprawnie funkcjonować i rozwijać się organizacja lub przedsięwzięcie potrzebuje planu strategicznego (strategii), w ramach którego określa cel, do realizacji którego dąży poprzez zespół działań operacyjnych (zadań). Niezbędna jest także analiza uwarunkowań wewnętrznych organizacji i jej interakcji z otoczeniem.

Spisana strategia staje się najważniejszym dokumentem w organizacji. Do najważniejszych elementów, które przedstawia się w strategii należą:

  • wizja
  • misja
  • wartości
  • cel strategiczny
  • cele operacyjne
  • zadania
  • mierniki

Współcześnie dostępnych jest wiele metodyk wypracowania strategii. Różne są też metody angażowania członków organizacji w prace nad strategią:

  • aktywna rola kierownictwa i pasywna pracowników organizacji
  • aktywna rola kierownictwa i aktywna rola pracowników organizacji.

Strategia może być uzgodniona przez najwyższy szczebel zarządzania, a następnie przekazana pracownikom do wdrożenia i stosowania. Według drugiej metody członkowie organizacji (lub reprezentacja) są zaangażowani w prace nad strategią, a po zatwierdzeniu przez kierownictwo, współuczestniczą w jej wdrożeniu i realizacji.

Kolejny krok: wdrożenie strategii w organizacji

Istota zarządzania strategicznego wymaga spojrzenia na organizację lub przedsięwzięcie z perspektywy długookresowej. Dlatego zazwyczaj strategie rozwoju obejmują okresy minimum dwuletnie lub trzyletnie. Często spotyka się strategie zaprojektowane na pięć lub dziesięć lat, a nawet na więcej lat.

Dla założonego okresu przygotowywany jest plan wdrożenia strategii. Jest to rodzaj harmonogramu, w ramach którego każdy cel (strategiczny i operacyjny) w sposób logiczny ma przyporządkowane zadania. Wykonanie zadań w określony sposób i w odpowiednim czasie jest warunkiem osiągnięcia celów strategii.

Role i odpowiedzialności: zaangażowanie kierownictwa i pracowników

Dobra praktyka przygotowania strategii wskazuje, że już na etapie jej przygotowania uzgadnia się i wskazuje osobom odpowiedzialnym za zarządzanie organizacją ich role oraz odpowiedzialności w zarzadzaniu strategią i zdefiniowanymi celami oraz powołuje komitet sterujący dla jej wdrożenia i zarządzania.

Zazwyczaj do realizacji danego celu operacyjnego powołuje się zespoły projektowe, które wypracowują rozwiązania i monitorują postępy w ramach zdefiniowanych działań służących osiągnięciu celów operacyjnych, a następnie raportują do komitetu sterującego.

Tutaj także dobra praktyka wskazuje, aby w zarządzaniu strategią wiodące role pełniły osoby, które brały udział w jej wypracowaniu. Rekomendacja ta dotyczy to także członków zespołów projektowych.

Monitorowanie efektów: raporty zarządcze

W system zarządzania strategicznego istotną rolę pełni monitorowanie zaplanowanych w strategii celów i zadań. Odbywa się to w oparciu o zdefiniowane dla danego okresu:

  • mierniki celów i zadań z przypisanymi wartościami docelowymi
  • ustrukturyzowane raporty okresowe (raporty danych, raporty opisowe).

Okresowa informacja o postępach w realizacji strategii zawarta w raportach, dostarcza kierownictwu wszystkich szczebli oraz pracownikom wiedzę o zasadności i skuteczności podejmowanych działań oraz umożliwia wprowadzenie korekt i aktualizacji w strategii czy procesie decyzyjnym w odpowiednim czasie.

Komunikacja i zarządzanie zmianą gwarancją sukcesu 

Zatwierdzona strategia powinna być łatwo dostępna dla członków organizacji. To dokument strategiczny, który odtąd wyznacza i uzasadnia kierunek najważniejszych decyzji w organizacji, tj. priorytety. Komunikacja i zarządzanie zmianą to złote klucze do efektywnego wdrożenia strategii.

Dobrą praktyką jest zapewnienie przepływu informacji nt. prac nad strategią na każdym etapie, tj. założeń, zatwierdzenia i wdrażania oraz monitorowania postępów realizacji. Działania komunikacyjne powinny uwzględniać odbiorców:

  • wewnątrz organizacji (komunikacja wewnętrzna)
  • na zewnętrz organizacji (komunikacja zewnętrzna).

Zarządzaniu strategicznemu towarzyszy zmiana, która wywołuje ciekawość, ale też niepewność i obawy. Dzięki dobrze przygotowanej strategii komunikacji i zarządzania zmianą, odpowiednio poinformowani pracownicy i odbiorcy zewnętrzni mogą zostać kluczowymi ambasadorami strategicznych zmian w organizacji.

Podsumowanie

System zarządzania strategicznego wspiera organizację na wszystkich szczeblach zarządzania i w interakcji z otoczeniem:

  • zespoły koncentrują zaangażowanie na istotnych dla organizacji zadaniach (priorytetach)
  • interesariusze zewnętrzni (klienci i dostawcy) mogą oczekiwać dostarczenia istotnej dla nich wartości.

Z perspektywy organizacji w praktyce oznacza to, że wszyscy jej członkowie, tj. pracownicy i kadra zarządzająca, wiedzą co, kiedy i dlaczego jest najważniejsze oraz w jaki sposób mają realizować zadania. Znają firmowe: co, po co i jak.

Na tych najważniejszych zadaniach, które mają zapewnić osiągnięcie wyznaczonych celów w ustalonym przedziale czasu koncentrują się:

  • procesy decyzyjne
  • potencjał zespołów
  • angażowanie zasobów
  • wymagane inwestycje.

Organizacja jest świadomie i sposób ukierunkowany zarządzana.

A czy Twoja organizacja jest zarządzana strategicznie?